「問診と面談の共通項を知ることができ、相手を敬い、知ることの大切さを勉強しました」
「現在、新しくスタッフを雇用したばかりで、悩んでいるところだったので、かなり助かりました」
この度グループセッションにご参加された先生よりたくさんの喜びの声を頂戴しております。
整骨院成功の秘訣：受付スタッフの重要性と効果的な労務管理
こんにちは、治療院成功塾を主催しています作尾大介です。
この度は昨年に開催しましたセミナーのレポートをブログにまとめています。
昨年のセミナーでは受付スタッフの雇用について学びを深めました。
自費診療で月商１００万円を超える整骨院や鍼灸院を運営されている先生は必ずと言っていいほど女性の受付スタッフが院内にいらっしゃいます。
そして、私が「受付スタッフの存在は、自費診療の整骨院を運営していく上で必要でしょうか？」とお尋ねすると、
「受付スタッフがいないと整骨院は回りません」
「受付スタッフなしでは、整骨院のリピート率が確実に下がります」
「中年の治療家一人では、女性の患者さんを問診や治療できないです」
といったことを教えていただきます。
では、自費診療の整骨院を運営する上で必要不可欠となる、受付スタッフの雇用や教育、労務はどのようなことが大切なのでしょうか？
数々の成功事例や専門家の意見をもとに、治療院成功塾の会員の先生とともに学びを深めてまいりました。
これから整骨院に受付スタッフを雇用したい。
あるいは、現在受付スタッフの対応に困っている。
もしくは、今まで雇用した受付スタッフで嫌な思いをしたから、再び人を雇う気になれない。
そんなことでお悩みでしたら、このブログをお読みいただくことで解決できるかもしれません。
ぜひ最後までご覧ください。
女性の受付スタッフの採用が整骨院の成功に不可欠な理由
自費診療で年間1000万円以上を稼ぐ先生に共通していることは、整骨院の運営を一人で行っていないことです。
自費診療の整骨院経営に成功している先生は、皆受付スタッフを雇用しています。
「受付業務くらい自分でできる」と思ってスタッフを雇わない先生方の多くは、月に60万円から80万円の収入に留まってしまうことが少なくありません。
場合によってはそれ以下の収入になることもあります。
当塾の会員データによると、自費診療で整骨院を訪れる患者さんの大多数は女性です。
女性が全体の約70％から80％を占めています。
女性が整骨院を訪れる際、男性スタッフだけの環境ではリラックスしにくいかもしれません。
特に、男性一人で運営している場合、初めて訪れる女性患者さんが不安に感じることもあるでしょう。
個人的な例ですが、深夜の電車で男性一人がいる車両に座ると、なぜか警戒心を感じることがあります。
男性一人の空間は、女性に警戒心を抱かせる可能性があるのです。
女性スタッフは、掃除や受付対応においても、男性には気付かない細かな配慮をしてくれます。
さらに、施術中に電話が鳴れば、「先生、電話に出てあげて」と患者さんに気をつかわせてしまうこともあります。
これがリピート率の低下や良い口コミの減少につながるのです。
自費診療で安定した経営を実現している先生方は一様に、受付スタッフの雇用は不可欠だとおっしゃっています。
整骨院の労務問題を回避する：適切な雇用プロセスと就業規則の作成
「受付スタッフを初めて雇う際、どのように進めるべきか？」
あるいは「過去に雇用して苦い経験をした方が次にどのような点に注意すればよいか？
という相談が治療院成功塾にもよく寄せられます。
受付スタッフを雇用する際には、面接のアポイントメントを設定しますが、約束を守らないケースも少なくありません。
時間を割いて面接を設定したにも関わらず、相手が現れないというのは、当然ながら不快な思いをするものです。
このような事態を避けるためには、まず履歴書を提出してもらい、その後で面接日を決めるという手順が有効です。
面接だけで人柄を全て把握するのは難しいため、即決せずに少なくとも1日は考える時間を持つことが重要です。
また、面接は一人で行うのではなく、奥さんも同席させる、院長による面接の後で奥さんからの質問も行うなど、複数の意見を参考にする方法も効果的です。
労務問題を避けるためには、試用期間や有期雇用期間を設け、雇用契約を文書で明確にする。
また労働条件通知書を渡すことが不可欠です。
知人からの紹介であっても、必ず雇用契約書を交わし、労働条件通知書を作成したのち、試用期間を設定することを勧めます。
これは雇用者だけでなく、求職者にとっても、職場が適合するかどうかを判断する重要な機会になります。
このような手順を踏むことで、労務問題を未然に防ぐことが可能になります。
整骨院にスタッフを雇用する際に、試用期間と有期雇用期間の誓約書で必要なこと
労務の専門家のご意見を伺ってきました。
試用期間
一般的に解約権留保付労働契約と認識されています。
しかし、雇用契約の取り消しに関して絶対的な効果があるものではないとのこと。
有期雇用契約
有期雇用契約期間中は、原則解雇等はできませんが、契約満了時に更新可否を検討できます。
※いずれにしても、雇入れ時に書面交付が義務付けられています。
２つの併用はあまり望ましくないため、どちらかで誓約書を交わすことをお勧めします
新人受付スタッフを即戦力に変える業務マニュアルの作り方
受付スタッフを採用しましたが、期待通りに動いてもらえないことに頭を悩ませていませんか？
「なんでそんなこと電話で言うねん」
「え、なんで今そんなことするねん」
と、ミスやトラブルが続出し、どうして自分の意図が伝わらないのかと困惑することもあるでしょう。
採用後も、スタッフに無言で仕事を理解してもらおうとするのは、非効率的です。
たとえ家族であっても、相手の心を読むことは容易ではありません。
では、スタッフに業務を効率的に覚えてもらうにはどうすればいいのでしょうか？
答えは、治療以外の業務をマニュアル化することです。
治療に関する作業は患者さんの状態によって変わるため、一律のマニュアル化は難しいですが、それ以外の業務はマニュアル化が可能です。
例えば、ベッドメイク、電話対応、新規患者の受付、院内清掃、備品の注文など、治療に直接関わらない業務はマニュアルを作成し、全スタッフが一貫した品質で対応できるようにすることが重要です。
マニュアル作成は業務に限らず、服装や身だしなみ、挨拶の仕方、業務の優先順位、報告・連絡・相談の方法に至るまで、詳細にわたって行うことを推奨します。
これにより、新人スタッフも迅速に業務に適応し、即戦力として活躍することが可能になります
整骨院で受付スタッフを雇用する際に就業規則は必要ですか？
整骨院で受付スタッフを採用する際、就業規則の必要性について相談を受けることがあります。
就業規則は、雇用者を守る重要なツールです。
もし業務マニュアルが整骨院の作業指南書であるならば、就業規則は整骨院のルールブックと言えるでしょう。
ルール違反があった場合の対応や、整骨院での禁止事項を明文化しておくことは、非常に重要です。
こうした規則作成には、専門家（社会保険労務士や中小企業診断士）の助言を求めることをお勧めします。
治療院成功塾では、整骨院向けに策定した就業規則のサンプルを提供しており、これを基に会員の皆様にご自身の就業規則を作成いただいています。
作成した就業規則を業務マニュアルと連動させることで、労務問題の予防が可能となります。
受付スタッフが就業規則を遵守し、業務マニュアルを適切に実践することで、スタッフは自然と成長し、整骨院の収益向上に貢献し、さらには先生を支える存在へと成長していきます。
昨年のグループセッションでは、スタッフが自ら成長する業務マニュアルの作成をサポートしました。
書類選考と面接を通じて優秀なスタッフのみを選び出し、採用するための秘訣も共有しました。
治療院成功塾のグループセッションに参加された先生の声
大阪府高槻市 樋口先生 柔道整復師
今回は問診やスタッフ雇用、面談について学びました。
現在、新しくスタッフを雇用したばかりで、悩んでいるところだったので、かなり助かりました。
面談では仲間からフィードバックをもらうことで自分の至らなかったところを認識することができました。
本日はありがとうございました。
滋賀県 H・O先生 柔道整復師・鍼灸師
問診と面談の共通項を知ることができ、相手を敬い、知ることの大切さを勉強しました。
また今まで作ったことのない業務マニュアルの重要性を知り、これから作りあげていきたいと思います。
整骨院のリピート率を高め、成功に導く自費移行や開業のサポート
最後までブログをお読みいただきありがとうございました。
治療院成功塾では、
「これから安定した整骨院経営を実現したい」
「保険診療に頼らない整骨院を作りたい」
「この先何十年と続く治療院を目指したい」
そんな先生をサポートする活動をしています。
昨年は治療院成功塾のコンテンツを学んだ先生たちが、健康保険を活用することなく月商１００万円を稼ぎ続ける結果を出してくれました。
※詳しくはこちらの記事をご覧ください。
もし、治療院成功塾に興味がありましたら、LINEのQRコードを読むURLから私の方にメッセージをお願いいたします。
※治療院成功塾のサポートが気になる先生はこちらのブログをご覧いただけますと幸いです。
最後までブログをご覧いただきありがとうございました。
この度のブログが整骨院を開業したい、あるいは整骨院を自費移行したい先生のお役に立てば嬉しく思います。
（監修 柔道整復師・鍼灸師 作尾大介）
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